A gestão eficaz das pendências é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer projeto de tecnologia. Impedimentos, sejam eles internos ou externos, podem atrapalhar o fluxo de trabalho e comprometer prazos e a qualidade das entregas. Como um gerente de projetos ágil, vou compartilhar algumas estratégias essenciais para a gestão de pendências, baseando-me nas melhores práticas recomendadas e metodologias ágeis.
Identificando e Registrando Pendências
Pendências são inevitáveis em qualquer projeto, e identificar rapidamente essas questões é crucial. As pendências podem incluir:
- Falta de Acessos: Quando membros do time não têm as permissões necessárias para acessar sistemas ou informações.
- Integrações com Softwares Externos: APIs ou sistemas externos que ainda não estão disponíveis.
- Informações do Cliente: Detalhamentos ou dados que o cliente ainda não forneceu.
Ferramenta de Registro
Recomenda-se utilizar uma planilha ou ferramenta de gestão de projetos para registrar todas as pendências, com os seguintes campos:
- Descrição da Pendência: Detalhes do impedimento.
- Data de Identificação: Quando a pendência foi registrada.
- Status da Pendência: Aberta, em progresso, resolvida, etc.
- Responsável: Quem é responsável por resolver a pendência.
- Previsão de Solução: Data estimada para a resolução.
- Observações Gerais: Qualquer informação adicional relevante.
Monitoramento e Priorização
O monitoramento diário das pendências é essencial para garantir que nenhuma questão fique sem acompanhamento. As pendências devem ser priorizadas com base em:
- Tempo de Abertura: Quanto tempo a pendência está aberta.
- Impacto no Time: Quantas pessoas ou tarefas estão sendo bloqueadas por essa pendência.
- Dependências: Quantas outras atividades dependem da resolução dessa pendência.
Estratégias de Cobrança
Pendências Internas
Para pendências internas, a cobrança pode ser feita de diversas maneiras:
- Daily Stand-ups: As reuniões diárias são um excelente momento para identificar e cobrar pendências.
- Reuniões Semanais: Sessões mais detalhadas para discutir pendências e alinhar ações.
- Mensagens ou Verbalmente: Comunicação direta e frequente para resolver rapidamente os impedimentos.
Pendências Externas
Pendências que envolvem clientes ou fornecedores devem ser gerenciadas com uma comunicação documentada:
- E-mails: Registre todas as comunicações por e-mail, incluindo o cliente em cópia.
- Ligações e Mensagens: Embora menos formais, devem ser seguidas de um e-mail resumindo a conversa e confirmando acordos.
Se um fornecedor externo não responde após várias tentativas, o gerente de projetos deve:
- Comunicar o Cliente: Informe a situação ao cliente e peça ajuda para cobrar o fornecedor.
- Escalonamento: Caso necessário, escale a questão para níveis superiores dentro da organização do cliente ou do fornecedor.
Gerenciamento de Grandes Quantidades de Pendências
Quando a quantidade de pendências é tão grande que impede o avanço significativo do projeto, é essencial ajustar o foco do time:
- Redistribuição de Tarefas: Direcione o time para outras atividades que não dependem das pendências.
- Acompanhamento Contínuo: Monitore constantemente as pendências para que, assim que resolvidas, o time possa retomar as atividades prioritárias.
Validação das Soluções
Todas as pendências resolvidas devem ser validadas imediatamente para garantir que realmente foram solucionadas e não gerar novos problemas. Priorize a validação para que o fluxo do trabalho volte ao normal rapidamente.
Conclusão
A gestão das pendências, tanto internas quanto externas, é crucial para manter a eficiência e a produtividade de um projeto de tecnologia. Utilizando ferramentas adequadas, priorizando corretamente, e mantendo uma comunicação clara e documentada, um gerente de projetos pode minimizar os impactos negativos das pendências e garantir que o time consiga seguir com suas atividades até a conclusão do projeto.
Implementando essas práticas, não só melhoramos a gestão do projeto, mas também criamos um ambiente de trabalho mais organizado e focado, onde as soluções são encontradas rapidamente e os objetivos são alcançados de forma eficaz.