No contexto dinâmico da gestão de projetos de tecnologia, especialmente sob metodologias ágeis, gerenciar múltiplos projetos simultaneamente pode ser um desafio significativo. A priorização eficiente de tarefas e o acompanhamento contínuo do progresso do time são cruciais para garantir que os projetos sejam entregues no prazo e com a qualidade esperada. Neste artigo, exploraremos como um gerente de projetos agilista pode estruturar a prioridade dos projetos utilizando a curva ABC, além de abordar como lidar com exceções e manter a eficiência operacional.
Curva ABC: Estruturando a Prioridade dos Projetos
A curva ABC é uma ferramenta essencial para ajudar o gerente de projetos a identificar quais são os projetos ou clientes mais prioritários. Esta abordagem permite alocar recursos de maneira eficiente e focar nos projetos que trazem mais valor para a organização.
Como Construir a Curva ABC
Identificação dos Projetos/Clientes: Liste todos os projetos e clientes que estão sob sua gestão.
Classificação: Classifique esses projetos ou clientes com base em critérios como valor financeiro, impacto estratégico, complexidade e urgência.
Divisão em Categorias: Divida os projetos ou clientes em três categorias:
- A: Altamente prioritários (representam maior valor e impacto).
- B: Prioridade média (importantes, mas não críticos).
- C: Menor prioridade (ainda importantes, mas podem esperar se necessário).
Validação da Curva ABC
Após a criação da curva ABC, é essencial validá-la junto à diretoria da empresa. Este alinhamento garante que a priorização dos projetos esteja de acordo com os objetivos estratégicos da organização e que todos os stakeholders estejam cientes das prioridades estabelecidas.
Gestão de Prioridades e Tempo
Toda a alocação de tempo e recursos do time deve seguir a curva ABC validada. Isso garante que os projetos mais importantes recebam a atenção necessária e que os recursos sejam utilizados da maneira mais eficiente possível.
Exceções à Regra da Curva ABC
Existem situações em que a priorização estabelecida pela curva ABC pode precisar ser desconsiderada. No entanto, todas essas exceções devem ser tratadas com um plano de ação específico para evitar desorganizações futuras. Algumas dessas exceções incluem:
- Solicitações do Departamento Comercial com Aval da Diretoria: Quando o comercial, com o aval da diretoria, solicita prioridade para um projeto específico.
- Pedidos de Prioridade da Diretoria ou Hierarquias Superiores: Pedidos diretos de níveis hierárquicos superiores ao gerente de projetos.
- Defeitos Graves em Produção: Problemas críticos que afetam a operação do cliente.
- Risco de Cancelamento do Cliente: Situações em que a insatisfação do cliente pode levar ao cancelamento do contrato.
- Projetos Paralisados: Projetos que não avançaram por diversos motivos e precisam ser destravados.
- Problemas Internos no Time: Questões internas que impactam a produtividade e precisam ser resolvidas.
- Prazos Atrasados: Projetos que estão fora do cronograma original.
- Reta Final de Projeto: Fase final de um projeto que necessita de foco para garantir a entrega.
Plano de Ação para Exceções
Todas as exceções devem ser tratadas de maneira temporária (por exemplo, no máximo uma semana). Durante este período, ações devem ser executadas para evitar que a situação se repita, ou para ajustar a curva ABC de prioridades conforme necessário.
Impacto da Realocação de Recursos
É importante que o gerente de projetos esteja ciente de que realocar pessoas para resolver um problema pontual pode criar novos problemas em outros projetos que estavam progredindo bem. A comunicação transparente com todos os stakeholders é fundamental para gerenciar as expectativas e mitigar os riscos de impactos negativos.
Monitoramento e Cobrança de Prazos
Estabelecimento de Prazos
Cada atividade atribuída ao time deve ter um prazo de entrega claramente definido. Esse prazo pode ser estabelecido durante uma reunião de planejamento ou após o início da tarefa, com base na complexidade real do trabalho.
Estratégia de Definição de Prazos
O ideal é que o próprio responsável pela tarefa defina o prazo, evitando alegações de pressão excessiva e permitindo uma cobrança mais justa de melhorias caso o prazo não seja cumprido. No entanto, se um membro do time consistentemente fornecer prazos excessivos, o gerente de projetos deve utilizar um histórico de atividades versus tempo de entrega para identificar e ajustar discrepâncias.
Comunicação e Independência do Time
Uma comunicação eficaz é vital para a independência do time. Check-ins diários, preferencialmente durante as daily meetings, devem ser realizados para que cada membro informe sobre a tarefa em andamento, dúvidas, impedimentos e prazos. O uso de ferramentas de comunicação oficial da empresa também é crucial para atualizações constantes.
Conclusão
Gerenciar múltiplos projetos em um ambiente ágil exige uma priorização eficiente e um acompanhamento contínuo das atividades do time. Utilizando a curva ABC e estabelecendo um plano de ação para exceções, o gerente de projetos pode garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficaz, e que os prazos sejam cumpridos. A comunicação clara e a responsabilidade compartilhada são elementos fundamentais para o sucesso na gestão de projetos de tecnologia.