Em uma equipe de desenvolvimento ágil, a postura e comportamento dos membros do time são fatores essenciais para a eficiência e sucesso de um projeto. O papel do gerente de projetos é fornecer direcionamento e suporte, mas, para que isso ocorra de forma eficaz, o time precisa assumir uma postura proativa, responsável e independente em suas atividades diárias. O desenvolvimento de uma equipe autônoma não só facilita a gestão, como também permite que o gerente de projetos se concentre em aspectos mais estratégicos do projeto, em vez de supervisionar constantemente as tarefas operacionais.
Neste artigo, discutiremos algumas atitudes fundamentais que os membros de um time ágil devem adotar para promover a organização e facilitar a gestão de projetos.
Fornecer Prazos Assertivos com Base em Históricos e Estimativas
Uma das responsabilidades essenciais de cada membro do time é fornecer prazos realistas e precisos para suas tarefas. Para aumentar a acurácia nas estimativas, é recomendável que o time mantenha um histórico das atividades já realizadas. Assim, ao enfrentar tarefas semelhantes, será possível prever o tempo de execução com base em dados reais, ao invés de suposições. Além disso, a prática de quebrar grandes tarefas em partes menores também facilita a estimativa e permite um melhor acompanhamento do progresso.
Esse comportamento não só gera maior transparência, como também reduz as chances de atrasos significativos no projeto, uma vez que permite ao gerente de projetos alinhar expectativas com o cliente e stakeholders de maneira mais clara.
Manter a Qualidade Elevada para Evitar Retrabalho
A entrega de alta qualidade deve ser uma prioridade para todos os membros do time. Um trabalho realizado com capricho e atenção aos detalhes diminui a probabilidade de retrabalhos e correções posteriores, que podem causar atrasos e frustrações. Isso inclui a verificação cuidadosa do código, a realização de testes adequados e a garantia de que todos os requisitos foram atendidos.
O time deve entender que cada entrega afeta o progresso geral do projeto e, por isso, precisa garantir que suas tarefas estejam finalizadas com qualidade. Dessa forma, o time reduz os gargalos que podem ocorrer no fluxo de trabalho e garante que o projeto avance de forma fluida.
Comunicar Mudanças e Términos de Tarefas
Um dos maiores desafios na gestão de projetos é manter a visibilidade sobre o andamento das tarefas e o progresso do time. Por isso, é fundamental que os membros do time informem ao gerente de projetos sempre que precisarem mudar de tarefa por qualquer motivo — seja por impedimentos ou pendências. Além disso, o time deve se comprometer a explicar o motivo da troca e o que está sendo feito para resolver a situação.
Da mesma forma, ao concluir uma tarefa, o time deve avisar o próximo responsável que dará continuidade àquela atividade. Esse fluxo de comunicação contínuo facilita o gerenciamento de tarefas e evita que elas fiquem paradas por falta de alinhamento entre as partes envolvidas.
Registrar Corretamente as Horas Trabalhadas e Atualizar Documentos
A precisão no registro do tempo gasto em cada tarefa é essencial para a elaboração de relatórios precisos e para o acompanhamento do progresso do projeto. O time deve lançar corretamente o tempo que levou para executar cada tarefa e as horas trabalhadas no dia, além de atualizar o servidor de arquivos e repositórios de código de forma regular.
A centralização das informações em um único local acessível a todos é essencial para evitar que documentos e dados se percam. Essa organização garante que o gerente de projetos e os outros membros do time tenham uma visão clara do andamento do projeto e possam tomar decisões informadas.
Comunicação Efetiva no Grupo do Projeto
Se a empresa utiliza um comunicador oficial para o projeto, é importante que as discussões sobre as atividades sejam centralizadas nesse grupo. Questões como dúvidas, alinhamentos, impedimentos e término de atividades devem ser tratadas ali para garantir que todos estejam na mesma página. A comunicação em grupo não só mantém a transparência, como também facilita a colaboração entre os membros do time.
Desenvolver e Usar Sistemas de Controle de Tarefas Pessoais
Cada membro do time deve ter seu próprio sistema de controle de tarefas, seja uma lista de pendências ou uma ferramenta de gerenciamento. Isso ajuda a organizar micro tarefas e evita que detalhes importantes sejam esquecidos ou negligenciados. Um time bem organizado é fundamental para a eficiência do projeto, permitindo que o gerente de projetos confie que cada membro está gerenciando suas atividades de forma responsável.
Antecipar Problemas e Avisar sobre Quebra de Prazos
Uma habilidade valiosa para qualquer time é a capacidade de antecipar problemas antes que se tornem críticos. Se um membro do time identificar que vai ultrapassar o prazo de entrega de uma tarefa, ele deve avisar o gerente de projetos com a maior antecedência possível. Dessa forma, é possível fazer ajustes e comunicar adequadamente ao cliente ou outros stakeholders, evitando surpresas desagradáveis.
Buscar Soluções Independentes e Proatividade
A independência na resolução de problemas é uma característica desejada em times ágeis. Tarefas que já foram realizadas diversas vezes não devem exigir aprovação constante ou questionamentos ao gerente de projetos. O time deve buscar soluções de forma independente, sempre que possível, e recorrer ao gestor apenas em casos realmente necessários. Esse comportamento promove a autonomia do time e libera o gerente de projetos para focar em questões mais estratégicas.
Identificar Novas Oportunidades de Negócio
O time deve estar atento a oportunidades de negócios que possam surgir durante o desenvolvimento do projeto, especialmente aqueles que têm contato direto com o cliente. Identificar problemas que possam ser resolvidos com os serviços ou produtos da empresa agrega valor ao trabalho realizado e fortalece o relacionamento com o cliente.
Gravar Reuniões e Questionar Prioridades
Outra prática recomendada é a gravação de todas as reuniões, tanto internas quanto com o cliente. Isso permite que os membros do time revisem os alinhamentos feitos e garantam que todas as informações discutidas estejam corretas. Além disso, ao surgirem novas tarefas ou demandas de diferentes gerentes de projetos, o time deve questionar a prioridade sempre que necessário. Essa prática garante que as atividades mais importantes sejam priorizadas e que todos estejam alinhados quanto aos objetivos do projeto.
Monitorar a Melhoria Contínua e Praticar o PDCA
Finalmente, o time deve adotar uma postura de melhoria contínua em suas atividades, sempre buscando formas de aprimorar os processos e a execução do projeto. A aplicação da metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma excelente forma de implementar essa cultura. Revisar constantemente os resultados e fazer ajustes quando necessário é um comportamento que impulsiona a eficiência e qualidade do projeto.
Conclusão
A eficiência e organização de um projeto ágil dependem, em grande parte, das atitudes e comportamentos do time. Um grupo que adota práticas como comunicação clara, proatividade, responsabilidade e busca por soluções independentes facilita o trabalho do gerente de projetos e contribui para o sucesso do projeto como um todo. A postura proativa, a busca por melhorias contínuas e o foco na qualidade das entregas são elementos fundamentais para um time que deseja ser mais autônomo e eficiente, permitindo que a gestão do projeto se torne mais fluida e eficaz.