Escalando Assuntos Durante o Projeto: Quando e Como Fazer

Durante o ciclo de vida de um projeto, é inevitável que surjam desafios e obstáculos. Algumas vezes, pessoas diretamente ou indiretamente envolvidas no projeto podem não cumprir suas responsabilidades, impactando negativamente os resultados esperados. Como um gerente de projetos ágil sênior, vou compartilhar estratégias eficazes para escalar problemas no projeto quando necessário.

Identificando Problemas Comportamentais e de Desempenho

Exemplos Comuns de Problemas:

1. Membros Internos da Equipe: Desenvolvedores, analistas ou pessoal de infraestrutura que não estão cumprindo tarefas, falhando na comunicação ou perdendo prazos.
2. Fornecedores Externos: Parceiros ou fornecedores que não estão entregando conforme acordado.
3. Equipe do Cliente: Pessoas do lado do cliente que não estão colaborando conforme necessário.

Estratégias para Solucionar Problemas Inicialmente

Antes de escalar qualquer problema, é crucial tentar resolver a situação diretamente. Aqui estão algumas etapas recomendadas:

1. Conversa Assertiva: Aborde a pessoa ou equipe envolvida diretamente. Discuta as responsabilidades, identifique os problemas específicos e desenvolva um plano de ação para corrigir a situação.
2. Documentação: Sempre documente essas conversas e os planos de ação acordados. Isso cria um histórico claro de tentativas de resolução que pode ser útil se for necessário escalar o problema mais tarde.

Quando e Como Escalar Problemas

Se após várias tentativas de resolução o problema persiste, a escalada pode ser necessária. Aqui estão algumas orientações específicas para diferentes cenários:

1. Membros Internos da Equipe

Se alguém da equipe interna continua a não cumprir suas responsabilidades:

• Sugestão de Desligamento: Leve a questão ao gestor dos gerentes de projetos ou à diretoria. Se tiver autonomia, direcione o caso ao RH da empresa para possível desligamento.
• Documentação de Desempenho: Forneça evidências claras das falhas e das tentativas de resolução anteriores.

2. Fornecedores Externos

Quando um fornecedor não cumpre com suas obrigações:

• Contato com o Cliente: Solicite apoio ao cliente para pressionar o fornecedor. Apresente todas as tentativas de resolução e as falhas contínuas do fornecedor.
• Evidências: Documente todas as interações e tentativas de contato com o fornecedor para fortalecer sua posição.

3. Equipe do Cliente

Se alguém do time do cliente não está colaborando:

• Contato com o Superior: Entre em contato com o superior da pessoa no cliente, solicitando apoio para pressionar a pessoa envolvida.
• Transparência: Forneça um relatório detalhado das falhas e das tentativas de resolução para evidenciar a seriedade do problema.

Consequências da Escalada e Precauções Necessárias

Escalar um problema pode gerar tensão e resistência. A pessoa envolvida pode entrar em modo de defesa, tornando-se menos colaborativa e até hostil. Portanto, é essencial que o gerente de projetos aja com extrema cautela, organização e planejamento.

Considerações Importantes:

• Evitar Escalada Sempre que Possível: Escalar deve ser o último recurso. Tente resolver os problemas através de conversas assertivas e planos de ação.
• Cautela e Planejamento: Uma vez escalado, planeje minuciosamente todas as interações e ações subsequentes. Esteja preparado para enfrentar possíveis retaliações ou comportamento defensivo.
• Transparência e Comunicação: Mantenha uma comunicação clara e transparente com todas as partes envolvidas para evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam alinhados.

Resumo e Conclusão

A escalada de problemas durante um projeto é uma medida drástica, mas às vezes necessária, para garantir o progresso e o sucesso do projeto. O gerente de projetos deve sempre buscar resolver problemas diretamente através de conversas assertivas e planos de ação bem documentados. Quando a escalada é inevitável, deve ser feita com cautela, organização e transparência, sempre buscando minimizar o impacto negativo nas relações de trabalho e no andamento do projeto.

Ao seguir essas diretrizes, um gerente de projetos ágil pode navegar por situações desafiadoras, mantendo o foco nos resultados e no sucesso do projeto.